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複合機のメリットとデメリットを考えましょう

 複合機とは、複数の機能を持つ機械の総称です。しかし、一般的にはプリンター、コピー機、スキャナー、ファックスなどの機能を持っている事務用の機械のことを言う場合がほとんどです。一言で言えば複数の作業ができる周辺機器です。画像のデータや文字データがデジタル化したことでコンピュータを中心とした様々な作業ができるようになったのが時代背景にあります。メリットとしては、多くの機能が一つの機会に集約されているので、事務所の機械が占める部分を少なくできます。さらに、難しい配線作業が必要ありません。
これにより、様々なソフトとの連携が容易になります。さらに、電気代などの経費が少なくて済みます。一方、デメリットは、個々の機能を持った機械よりは大型になります。さらに、故障があった場合、その故障が一つの機能の故障であっても、全部を修理のため業者に持ち込まなくてはなりません。考え方としては、多くの機能が必要な部署では複合機を使い、作業が限定されている部署では、単一の機能を持った機械を必要な台数だけ導入するという選択肢もあります。


複合機を導入しているオフィスの増加

 オフィスの多くで複合機を導入しています。プリンターだけではなくコピーもスキャナもFAXも一体化をしていたほうが設置をする場所も省スペースで済ませることができます。トナーなどの消耗品もコストを抑えることが出来るようになっているので、利用しやすいというメリットもあります。最近ではリース品で対応をしていることも多くなっているので、購入をするための高額の費用を必要としなくなっています。
フルカラーで利用をすることが出来るようになっているので、資料作成なども行いやすくなっています。リース品であれば新機種が出た際にも交換をすることも出来るようになっているので、何かと便利です。機能も充実してきているので、どういう機能があるのかということもチェックした上で導入をするものを決めてみるのもよいでしょう。消耗品のコストチェックも行っておくとよいでしょう。


複合機を利用して仕事を効率化出来ます

 会社では事業を企画したり、或は実際に事業を進めて行く際に資料を作成して社内関係者との打合せに利用したり、或は上司への報告を行います。そして最近はパソコンを利用して各種資料を作成しまして、会議などでの資料配布は最小限にとどめて、プロジェクターで資料を映したり、電子データを事前配布するなどして対応します。しかし時には他部署や社外から入手したデータを電子データとして取り込んで保存が必要となります。この際に複合機を保有しますと通常の印刷やFAXに加えて、資料の電子データ化など様々な事を一台の機械で実施できます。そして印刷の際には製本化して対応する事が可能となるなど、仕事の効率化に寄与する事も可能です。
この複合機は購入しますとまとまった金額となりますので、企業では一定期間をリースして数年毎に機械の入れ替えを行うケースが多くなっています。

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